Aan het woord technische documentatie kleeft het gevoel van papieren handleidingen en klappers vol stap-voor-stap beschrijvingen van werkinstructies. Die dikke klapper, het zware handboek: het aanbieden van alleen fysieke documentatie is niet meer van deze tijd en in veel contexten niet het meest efficiënt. Om documentatie toegankelijk te maken en te houden voor een brede doelgroep, zien we steeds meer de transformatie naar technische content. We vertellen er graag meer over.
De tijd van digitalisering en modernisering
Steeds meer informatie wordt digitaal gepresenteerd op een enorme keuze aan nieuwe media. Van tablets en smartphones tot aan VR-brillen. U merkt waarschijnlijk al dat de nieuwe generatie collega’s, maar ook klanten, dit steeds meer verwacht. Waarom zou u technische documentatie dan ook niet in andere vormen aanbieden en toegankelijker maken?
De eindgebruiker van de technische content kan vele malen beter en efficiënter te werk gaan, omdat hij of zij de benodigde instructies altijd bij zich heeft en direct de informatie die op dat moment nodig is kan oproepen. Deze manier van werken verbetert niet alleen de zelfredzaamheid van uw collega’s, maar zorgt er ook nog eens voor dat de informatie veel makkelijker te updaten is: u hoeft niet langer de druk van de laatste versies van uw handleidingen te verzorgen. En bij onduidelijkheden wordt steeds minder naar de servicedesk of de ploegleider gebeld: de oplossing is duidelijk, en zit in hun broekzak.
Technische documentatie voor een snellere onboarding
Ten tijde van schrijven is een grote krapte op de arbeidsmarkt. Er zijn minder handen voor hetzelfde werk, waardoor er vaak minder tijd is voor de onboarding van nieuwe collega’s. Het is een uitdaging voor veel organisaties om de kwaliteit van de dienstverlening in balans te houden in de context van de huidige arbeidsmarkt.
Technische content, die in een toegankelijke vorm gepresenteerd wordt en die het mogelijk maakt om de juiste informatie op het juiste moment op te roepen, kan daarbij helpen. Het is daardoor niet meer nodig om dikke handleidingen door te bladeren op zoek naar het juiste stuk informatie: de juiste informatie verschijnt direct in een bepaalde (probleem)situatie of bij de weergave van een melding. Bijvoorbeeld omdat deze direct op de interface van een machine wordt weergegeven, of door het segmenteren van een digitale applicatie, en deze te voorzien van QR-codes waarmee de nieuwe collega direct aan de slag kan.
Een voorbeeld: QR-codes en de juiste content op het juiste moment
Stelt u bijvoorbeeld eens een organisatie voor die met landbouwmachines zoals maaiers werkt. Een nieuwe werknemer is aan het werk en ontvangt een melding: u moet een vijf-uurscheck uitvoeren. In plaats van dat u in de map onder uw stoel op zoek moet gaan naar de benodigde informatie en stappen, krijgt u een icoon te zien op de interface van de maaier. Er verschijnt een QR-code, die u met uw mobiele telefoon kunt scannen. Deze verwijst u naar de relevante content, die kort en bondig aan u gepresenteerd wordt. En die content kan van alles zijn: een instructievideo, een stapsgewijze beschrijving of een tekening. U voert de handelingen uit zoals ze beschreven staan op uw telefoon, en gaat daarna weer verder met waar u mee bezig was.
Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld aan iedere statusmelding een QR-code te koppelen, die u naar de juiste content op het juiste moment verwijst. Dit systeem maakt gebruik van een CCMS, waardoor de content die getoond wordt ook altijd de meest recente versie van de technische content is. Het resultaat: content die vele malen efficiënter – qua tijd én kosten – en gebruiksvriendelijker is.
En dat geldt natuurlijk niet alleen voor maaiers, maar voor elk apparaat en iedere machine die statusmeldingen weergeeft. Hoe fijn zou het bijvoorbeeld zijn als, wanneer uw auto aangeeft dat uw bandenspanning te laag is, u ook direct zou kunnen zien welke band(en) te lage spanning hebben en hoeveel u ze bij moet vullen?
DCT: altijd een oplossing, ook als wij dat niet zijn
Werkt u met wat oudere technologie en is deze integratie nog wat te vooruitstrevend? Dan kunt u natuurlijk ook een aantal QR-codes met bijbehorende meldingen op een A4 printen, plastificeren en bij de machine plaatsen. Heeft u zelf een programmeur in huis? Dan heeft u onze diensten wellicht niet eens nodig. We adviseren u natuurlijk graag.
Interesse? DCT gaat graag voor u aan de slag. Neem contact op met ons team voor een persoonlijke demo.
